גם בהפעלת עסק קטן, כולל חנות מקוונת, הטכנולוגיה משחקת כיום תפקיד מרכזי. אחד הפתרונות הטכנולוגיים המעניינים אשר זמינים לבעלות עסקים, ידוע בשם מרכזיה וירטואלית. מה זה אומר? ומהן היתרונות בשימוש במרכזיה כזו עבורכן?
מה היא מרכזיה וירטואלית
מרכזיה וירטואלית היא שירות ענן, אשר מהווה מערכת תקשורת מרכזית ומתוחכמת עבור העסק. בעזרת מרכזיה וירטואלית ניתן להשיג את יכולת המרכזיות הפיזיות, אך בצורה זולה וגמישה יותר. מדובר על טכנולוגיה וותיקה יחסית ואמינה, אשר נמצאת בשימוש נרחב.
כיצד זה חוסך כסף
מרכזיה וירטואלית חוסכת בצורך במרכזיות תקשורת פיזיות רגילות בכל סניף, מאחר שמדובר בשרות ענן מרוחק.
כתוצאה מכך, את חוסכת את עלויות החומרה והתוכנה של מרכזיות פיזיות (רכישה, התקנה, תחזוקה, שדרוג, עלויות חשמל ועוד). כמו כן, תוכלי לבצע שיחות פנימיות בעסק בחינם וגם תחסכי במידה מסוימת בכוח האדם שדרוש לתפעול מערכות מחשוב. כשירות ענן, משלמים עבור מרכזיה וירטואלית באופן חודשי, סכומים קטנים יחסית. פירוש הדבר, שלא צריך לשלם מראש לרכישה והתקנה יקרים. התשלום השוטף, הוא רק עבור היכולות שבהן משתמשים.
יתרונות נוספים
המרכזיות בענן מציעות חיבורים מתוחכמים למערכות נוספות, דוגמת מערכת CRM. כך ניתן למשל בתגובה לשיחה נכנסת, להעלות חלונית פופאפ עם פרטי הלקוח שנלקחו ממערכת ה-CRM. ניהול המערכת מתבצע בקלות ובמרוכז, אם זה קבלת פירוט שיחות או ניהול השלוחות. מאחר שהכול בתוכנה, למערכות אלה יש גמישות רבה, בכול הנוגע להגדרות שונות, התאמה אישית ואוטומציה.
למי השירות מתאים
השירות מתאים למעשה לכול סוג עסק, גם לחנות מקוונת בתחום האופנה, שאין לו מרכזיה רגילה קיימת או לעסק שרוצה לעבור ממרכזיה קיימת למרכזיה בענן. לכן, הוא מתאים גם לעסקי חנויות מקוונות, מה גם שיש בו תכונות מיוחדות עבור אתרים. באמצעות שירות Call-Back למשל, כאשר לקוח ממלא טופס יצירת קשר ומכניס את מספר הטלפון שלו, ניתן להגדיר שהדבר יביא ליצירת שיחה נכנסת (אל נציגי העסק) באופן אוטומטי ומיידי. הדבר משפר מאוד את שירות הלקוחות ועוזר להגיע ללידים, בדיוק כאשר הם לידים חמים במלוא מובן המילה.
יתרונות כשירות ענן
מעבר ליתרונות הכספיים, למערכות אלה יש יתרונות נוספים רבים, אשר נובעים מהיותו שירות ענן. קל יחסית לעבור בין שירותים מסוג זה (לשם ניסיון או באופן קבוע). כמו כן, שירות כזה מקל על עבודה מהבית ומקדם גמישות במצבי שינוי בעסק או מצבי חירום (כמו משבר הקורונה). הוא זמין לגישה מכל התקן מחשוב ולא מושפע ממקרי חירום מקומיים בסניפים.
תכונות בולטות
אלה כמה תכונות אופייניות ובולטות של מרכזיות וירטואליות:
IVR – Interactive Voice Response – מערכת ניתוב שיחות מתקדמת. המערכת מטפלת בשיחות נכנסות. בזמן ההמתנה על הקו היא תשמיע מוזיקת המתנה נבחרת או הודעות לבחירתכם. הלקוח יוכל לנתב את עצמו בתפריט שתגדירו ("לשירות לקוחות, נא להקיש 1" וכדומה). יכולות אלה, משפרות את השירות וחוסכות במשאבי זמן וכוח אדם.
הקלטה – במערכות כאלה קל להקליט שיחות.
גיבוי – המידע הרב שנצבר בתקשורת מול הלקוחות, כולל שיחות מוקלטות, ניתן לגיבוי קל. כמו המערכת עצמה, גם הגיבוי יכול להתבצע למיקום מרוחק (לשרתי הספק המאובטחים).
הצפנת שיחות – יכולת חשובה מאוד מבחינת אבטחה.
חדרי ועידה – שיחות וידאו הן כיום אמצעי תקשורת חשוב מאוד לעסקים, כולל קטנים. כך גם חדרי וועידה.
פקס – ניהול פשוט, מרכזי ונוח, של פקסים נכנסים ויוצאים.
לסיכום
בשורה התחתונה, מרכזיה מסוג זה תסייע לך גם לייעל את הפעילות העסקית וגם לצמצם עלויות.
